ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญประการหนึ่งคือ ความเชี่ยวชาญของทีมงานที่เข้ามาติดตั้งระบบและทำการฝึกอบรมพนักงาน โดยการท่าเรือได้ไว้วางใจให้บริษัท โอเอซิส คอนซัลติ้ง เป็นผู้พัฒนาระบบของ SAP ซึ่งการเข้ามาให้ความรู้ สร้างความคุ้นเคยและแก้ไขปัญหา ตั้งแต่ขั้นตอนการทดสอบจนถึงการใช้งานจริง ถือเป็นส่วนสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จ

ถ้าพูดถึงหน่วยงานขนาดใหญ่ของภาครัฐที่มีปัจจัยสำคัญต่อการค้าและการขนส่ง ต้องยอมรับว่าจะขาดการท่าเรือแห่งประเทศไทยไปไม่ได้ และแน่นอนว่าด้วยภาระหน้าที่การให้บริการทำให้การท่าเรือเป็นที่จับตามองว่าจะมีการปรับปรุงพัฒนาองค์กรอย่างไร ให้ทันสมัยสอดคล้องกับความก้าวหน้าของเทคโนโลยี ยิ่งเป็นหน่วยงานภาครัฐซึ่งมีข้อจำกัดหลายประการ ภารกิจนี้ถือเป็นเรื่องท้าทายอย่างยิ่ง

Smart Success ฉบับนี้ จึงถือโอกาสพูดคุยกับคุณสุรพงษ์  รงศิริกุล รองผู้อำนวยการ การท่าเรือแห่งประเทศไทย สายพัฒนาองค์กรและเทคโนโลยีสารสนเทศ เกี่ยวกับการพัฒนาระบบไอที ที่จะช่วยเพิ่มศักยภาพของการท่าเรือจากระบบเดิมที่ใช้มือและกระดาษในการตรวจสอบมาสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปแบบ

คุณสุรพงษ์ ได้ให้เหตุผลที่ตัดสินใจเปลี่ยนระบบการทำงานของการท่าเรือมาเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์เพราะต้องการพัฒนาศักยภาพขององค์กรให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีความรวดเร็วถูกต้องแม่นยำ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกหน่วยงานในสังกัดได้ จึงนำระบบ ERP ของบริษัท SAP เข้ามาติดตั้งและใช้สำหรับการบริหารจัดการภายใน ซึ่งปัจจัยที่ทำให้เลือกใช้ SAP เพราะสามารถรองรับการเชื่อมต่อและขยายไปยังบริษัทลูกของการท่าเรือในอนาคตที่อาจใช้ระบบที่แตกต่างกัน รวมถึงยังรองรับการทำงานกับระบบ Cloud Computing ที่อาจจะนำมาใช้ด้วยเช่นกัน

ทั้งนี้ ตามแผนงานการท่าเรือ มีการติดตั้งระบบ ERP รวมทั้งสิ้น 5 ระบบงาน 7 โมดูล ประกอบด้วย ระบบงานบัญชีการเงินและบัญชีบริหาร, ระบบงานพัสดุ, ระบบงานทรัพยากรบุคคล, ระบบงานซ่อมบำรุงรักษา และรบบงานสารสนเทศเพื่อการบริหาร ครอบคลุมงานหลักขององค์กรเกือบทั้งหมด เบื้องต้นจะทำให้ส่วนของงานขั้นพื้นฐานเป็นหลักก่อน โดยยึดแนวทางที่สร้างให้มีจุดเริ่มต้นก่อน จากนั้นจะค่อยๆพัฒนาให้ขยายลงลึกในรายละเอียดมากขึ้นตามลำดับ เพราะต้องประเมินด้วยว่าแต่ละหน่วยงานมีความพร้อมแตกต่างกัน บางหน่วยคุ้นเคยกับระบบอยู่แล้ว แต่บางหน่วยอาจไม่เคยใช้งานเลย

"เราติดตั้งระบบไป 7 โมดูล ส่วนพื้นฐานทำไปครบถ้วนแล้ว เดิมคาดว่าจะใช้เวลาปีครึ่ง แต่เพราะมีการปรับโครงสร้างองค์กรภายในจึงขยายเวลาอีก 3 เดือนก็สำเร็จ ปัจจุบันแต่ละส่วนยังต้องพัฒนาศักยภาพของการใช้งานให้ได้เต็มที่ มีโครงการเตรียมต่อยอดอยู่แล้ว" คุณสุรพงษ์กล่าว

ความสำเร็จประการแรกที่เห็นได้ชัดหลังจากที่ใช้ระบบ ERP ของ SAP เช่น การคำนวณงบประมาณเงินเดือนของพนักงานการท่าเรือที่เดิมข้อมูลรายรับ-รายจ่าย, ข้อมูลบุคลากร และข้อมูลงบประมาณจะอยู่แยกจากกัน ต้องใช้เวลานานกว่าจะดำเนินการสำเร็จ แต่หลังจากมีระบบ ERP ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงถึงกันได้ และมีระบบทำการประเมินตั้งแต่คุณสมบัติต่างๆของบุคลากร รายรับ-รายจ่ายขององค์กร จนสรุปเป็นงบประมาณด้านเงินเดือนได้รวดเร็วและถูกต้อง

อีกส่วนหนึ่งที่มีการพัฒนาขึ้นคือ การจัดซื้อจัดจ้างที่แต่ละหน่วยงานต้องผ่านกระบวนการหลายขั้นตอน หลายหน่วยงานซึ่งไม่ได้ตั้งอยู่ที่เดียวกัน และงานทั้งหมดเป็นเรื่องของเอกสาร ทำให้ใช้เวลานาน แต่พอเป็นระบบ ERP ทุกอย่างมีการเชื่อมต่อถึงกัน ก็สามารถทำได้รวดเร็วขึ้น ซึ่งในอนาคตการท่าเรือจะพัฒนาให้ระบบเชื่อมต่อไปยังการให้บริการประชาชนอีกด้วย

กระบวนการที่การท่าเรือนำมาใช้คือ การแบ่งทีมงานเป็น 3 ส่วนหลัก คือ ทีมงานที่ทำหน้าที่วางระบบ ซึ่งมาจาก บริษัทที่ปรึกษา โอเอซิส คอนซัลติ้ง, ทีมงานฝ่ายไอทีของการท่าเรือ และทีมงานที่จะประสานกับพนักงานในหน่วยงาน ซึ่งทั้ง 3 ทีมต้องทำงานร่วมกันตลอดเพื่อแก้ไขปัญหา และอยู่ภายใต้การดูแลของคณะกรรมการกำกับดูแลเพื่อแก้ไขปัญหาในภาพใหญ่อีกที ทั้งหมดต้องมีการสื่อสารกับพนักงาน ดึงพนักงานเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่ต้น

ในอนาคตการท่าเรือมีเป้าหมายที่จะพัฒนาไปสู่ท่าเรืออิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Port ใช้ระบบประมวลผลด้วยอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ซึ่งมีแผนชัดเจนแล้วโดยระบบหลังบ้านใช้ ERP ส่วนระบบหน้าบ้านใช้ CTMS หรือ Container Terminal Management Systems ช่วยบริหารจัดการภายในท่าเรือ ทั้งเครื่องมือ ตู้สินค้า ระบบสินค้าในคลัง รวมถึงระบบ e-Gate  ตรวจสอบสินค้าที่วิ่งผ่านประตูเข้าออก ซึ่งปัจจุบันยังใช้วิธีการชำระเงินผ่านตั๋วกระดาษอยู่ คาดว่าภายในเดือนตุลาคมจะสามารถทำงานคู่ขนานกันได้ และในปี 53 น่าจะทดสอบการเชื่อมโยงระบบทั้งหมด

คุณสุรพงษ์ ได้เผยเทคนิคที่สามารถนำ ERP มาใช้ได้สำเร็จ ต้องเน้นสร้างจุดเริ่มต้นให้ได้ก่อน ซึ่งอาจจะเริ่มจากจุดเล็กๆ แต่อย่างน้อยก็วางรากฐานได้สำเร็จ จากนั้นจึงค่อยๆต่อยอดพัฒนาขึ้น และต้องให้ความสำคัญกับบุคลากร โดยการให้มีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลง และชี้ให้เห็นประโยชน์ที่จะได้รับหลังการเปลี่ยนแปลงสำเร็จ

"วันนี้ทำงานจมบนเอกสาร ถ้าไม่เปลี่ยนวิธีการทำงานก็จมต่อไป แต่ถ้ายอมอาจจะเหนื่อยและเสียเวลาเพิ่มขึ้นในช่วงแรก แต่พอผ่านไปได้ สามารถใช้งานได้คล่องขึ้น การทำงานจะสบายขึ้น"

ที่มา : Smart Solutions Vol.34 September-October 2010