ใครที่เป็นแฟนหนังสือตัวยง คงคุ้นเคยกันดีกับร้านหนังสือชื่อไทยๆ เป็นเอกลักษณ์อย่าง "ร้านนายอินทร์" ซึ่งมองเผินๆ ก็ดูเหมือนจะเป็นร้านขายหนังสือธรรมดาที่มีหนังสือเรียงรายให้เลือกไม่แตกต่างอะไรกับร้านขายหนังสือแห่งอื่นๆ

หากแต่เมื่อเปรียบเทียบบรรยากาศที่ชวนให้ลูกค้าเดินเข้ามาหาซื้อหนังสือเล่มโปรด ตลอดจนการบริการที่แทบจะเรียกได้ว่า อยากได้เล่มไหน นายอินทร์จัดให้ได้ในพริบตา จนทำให้ใครต่อใครแอบสงสัยไม่ได้ว่า...ร้านนายอินทร์มีดีอะไร

แต่ก่อนที่เราจะคาดเดากันไปยกใหญ่ Smart Success ฉบับนี้จะขอพาท่านผู้อ่านไปหาคำตอบจากผู้ที่อยู่เบื้องหลังการทำให้ร้านนายอินทร์ ยังคงกลายเป็นร้านหนังสือในดวงใจของคนรักหนังสือจนถึงทุกวันนี้

"เราเป็นธุรกิจหนังสือที่ครบวงจร ทำทั้งขายปลีกคือมีหน้าร้าน เป็นร้านนายอินทร์ และก็มี ขายส่ง ไว้สำหรับจัดจำหน่ายหนังสือให้กับร้านหนังสือทั่วประเทศ นอกจากนี้ก็เป็นผู้จัดจำหน่ายนิตยสาร โดยมีบริษัทแม่คือ อมรินทร์ พริ้นติ้ง แอนด์ พับลิชชิ่ง จำกัด (มหาชน) เน้นงานด้านการผลิต และแยกงานด้านการจัดจำหน่ายให้ อมรินทร์ บุ๊คเซ็นเตอร์ เป็นผู้ดูแล"

คุณนิสา น้อยอ่ำ ผู้จัดการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ บริษัท อมรินทร์ บุ๊ค เซ็นเตอร์ จำกัด เล่าถึงเส้นทางของอมรินทร์บุ๊คอย่างคร่าวๆ โดยเธอบอกว่า อมรินทร์ บุ๊ค ก่อตั้งมาประมาณ 16 ปี จนถึงวันนี้ร้านนายอินทร์มีสาขาแล้วกว่า 105 สาขาและแฟรนไชส์อีกราว 40 สาขาใหญ่เป็นอันดับ 2 ของตลาด

โดยเธอได้เริ่มเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของอมรินทร์ ในฐานะผู้รับผิดชอบงานด้านไอทีทั้งหมดในอมรินทร์ บุ๊ค เซ็นเตอร์ ตั้งแต่ก่อนที่บริษัทจะตัดสินใจเปลี่ยนแปลงรื้อระบบไอทีครั้งใหญ่ เพื่อรองรับการขยาายตัวของธุรกิจ

คุณนิสา บอกว่าก่อนหน้านี้ระบบงานหลังบ้านทั้งหมดของอมรินทร์ บุ๊ค จะใช้ซอฟแวร์ที่พัฒนาใช้กันภายใน ซึ่งมีข้อดีที่ช่วยลดต้นทุน และสามารถตอบโจทย์การใช้งานได้อย่างตรงประเด็น

แต่เธอยอมรับว่า การพัฒนาซอฟแวร์แบบ In House ไม่เหมาะกับธุรกิจที่มีการขยายตัวอย่างต่อเนื่อง

คุณนิสา เล่าว่า ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกลงซอฟแวร์บริหารจัดการ "SAP" บริษัทเผชิญปัญหาสารพัด เนื่องจากระบบที่พัฒนาขึ้นใช้เองส่วนใหญ่จะไม่มีการเชื่อมโยงข้อมูลกัน และอย่างที่กล่าวไว้ว่า อมรินทร์บุ๊ค เป็นบริษัทที่ทำหนังสือครบวงจร มีงานหลัก 3 ส่วน แบ่งได้เป็น ร้านนายอินทร์ จัดจำหน่ายนิตยสาร และจัดจำหน่ายหนังสือเล่ม

ขณะที่ตัวระบบจะมองภาพทั้งหมดคล้ายกัน คือเป็นระบบร้านนายอินทร์ ระบบจัดจำหน่ายนิตยสาร และระบบจัดจำหน่ายหนังสือเล่มแยกกัน และมีระบบบัญชีอยู่ตรงกลางเพื่อรวมข้อมูลทุกส่วนเข้ามาหากัน ด้วยการ Re-key ส่งผลให้บริษัทปิดงบได้ช้า และความถูกต้องของข้อมูลไม่ 100%

นอกจากนี้ในกรณีที่ผู้พัฒนาระบบลาออก จะส่งผลกระทบให้ดำเนินการไม่ต่อเนื่อง และผู้ที่รับช่วงต่อจะต้องเริ่มเรียนรู้กระบวนการใหม่

"ระบบเดิม คือเป็น ตัวเลข 2 แบบที่เราไม่รู้ว่าอันไหนถูก เพราะมาจากคนละระบบกันเลย และทำซ้ำด้วยการคีย์ใหม่เข้าไป ยุ่งยาก ทำให้เราขยายสาขาไม่ได้" นิสาเล่า

จากสาเหตุข้างต้นส่งผลให้บริษัทตัดสินใจเริ่มนำระบบ "SAP" เข้ามาใช้ โดยได้เริ่มติดตั้งช่วงเดือนมกราคม 2548 และเริ่มใช้งานเมื่อเดือนสิงหาคม 2548 จนถึงขณะนี้รวมระยะเวลากว่า 4 ปี

อย่างไรก็ตามเธอบอกว่า ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกใช้ระบบ ก็จะต้องมีการเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียทั้งตัวซอฟแวร์และเวนเดอร์ที่ดูแล ซึ่งในครั้งนี้อมรินทร์ บุ๊คเลือก "โอเอซิส" ให้เป็นผู้อิมพลิเมนท์ระบบ "SAP" ให้ทั้งหมด ด้วยความเชื่อมั่นในทีมงานที่มีประสบการณ์ และสามารถติมเต็มความต้องการได้มากที่สุด

คุณนิสา ยอมรับว่า การใช้งานช่วงแรกๆ มีปัญหาบ้าง ซึ่งเป็นเพราะ user ไม่เข้าใจ ฉะนั้นหากคนต้นทางทำงานผิดพลาด ก็จะส่งผลกระทบไปยังระบบส่วนอื่นๆ ซึ่งต้องอาศัยการตรวจสอบของระบบไว้คอยควบคุมกระบวนงานให้เป็นไปตามขั้นตอนที่ถูกต้อง

นอกจากนี้ อมรินทร์ บุ๊คยังถือเป็นบริษัทแรกๆ ที่ใช้โซลูชั่น "SAP Retail" เข้ามาช่วยในการจัดการสาขา รวมทั้งใช้ในการจัดการ Sales order ซึ่งกรณีที่มีคำสั่งซื้อหนังสือ 1 เล่ม และจะต้องกระจายไปทุกร้าน แทนที่บริษัทจะต้องเปิด Sales Order ของทุกร้าน แต่ด้วยระบบใหม่จะย่อขั้นตอนให้เหลือเพียงชุดเดียว

โดยถ้าเทียบกับระบบ "SAP R/3" การบริหารจัดการจะต้องไปตั้งรหัสสินค้าทุกๆสาขาที่เกิดขึ้นใหม่ ซึ่งไม่เหมาะกับธุรกิจที่มีสาขาจำนวนมาก และเปิดสาขาอย่างรวดเร็ว

นิสาบอกว่า หลังจากลงระบบ "SAP" บริษัทมียอดขายเติบโตเฉลี่ย 20% ทุกปี ขณะที่แนวโน้มการขยายสาขาเฉพาะของนายอินทร์ที่เคยเติบโตได้ปีละ 3-4 สาขา แต่หลังลงระบบใหม่ ร้านนายอินทร์สามารถเติบโตได้ถึง 20 สาขาในปีที่ผ่านมา

เทียบไม่ได้เลยกับเม็ดเงินลงทุนเพียง 30 ล้านบาท ซึ่งนิสายอมรับว่า หากบริษัทยังคงยืนหยัดอยู่กับระบบเดิม นอกจากจะไม่สามารถรองรับการขยายตัวของธุรกิจได้แล้ว บริษัทอาจจะต้องลงทุนกับการเพิ่มพนักงานบัญชีอีกไม่ต่ำกว่า 30 คนเฉพาะในส่วนระบบงานหลังบ้าน ซึ่งคำนวณเป็นต้นทุนเฉพาะการจ้างบุคลากรได้ไม่ต่ำกว่า 10-15 ล้านบาท

โดยยังไม่นับรวมถึงความถูกต้องของข้อมูล การคาดการณ์ยอดขาย การเห็นข้อมูลที่ชัดเจนและรวดเร็วขึ้น และประเมินเป็น Value ซึ่งระบบช่วยลดต้นทุนเรื่องคนได้มาก

อย่างไรก็ตาม อมรินทร์ บุ๊คจะเน้นใช้งานระบบ "SAP" สำหรับการจัดการหนังสือที่จะวางในหน้าร้านหนึ่งๆ โดยนำข้อมูลมาวิเคราะห์ดูว่า แต่ละร้าน ผลการตอบรับของหนังสือแต่ละเล่มเป็นอย่างไร ซึ่งจะมีผลต่อการวางแผนนำหนังสือออกวางจำหน่าย

นอกจากนี้ด้วยจำนวนหนังสือที่มีออกมาเป็นหลักพันรายชื่อต่อเดือน ขณะที่พื้นที่วางจำหน่ายหน้าร้านไม่สามารถนำออกวางได้ทั้งหมด จึงจำเป็นต้องนำระบบเข้ามาช่วยในการกระจายหนังสือแต่ละเล่ม

ส่วนลักษณะการขายภายใต้เงื่อนไขหลากหลายรูปแบบทั้งค้าปลีกและค้าส่ง ซึ่งมีเงื่อนไขหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นฝากขายให้ส่วนลด ให้โปรโมชั่น ซึ่งระบบ  "SAP" จะช่วยให้มองเห็นสต็อกได้ง่ายขึ้น และช่วยจัดการเรื่องสต็อกสินค้าได้ง่ายว่าแต่ละร้านมีอยู่เท่าไร และควรบริหารจัดการอย่างไร

อย่างไรก็ตาม ในปีนี้อมรินทร์ บุ๊ค เซ็นเตอร์ ยังได้วางแผนขยายเพิ่มอีก 40 สาขา โดยคาดหวังการเติบโตในช่วงเศรษฐกิจแบบนี้ให้อยู่ราวๆ 20%

คุณนิสาบอกว่า เนื่องจากบริษัทไม่ได้วางบทบาทเป็นเพียงแค่ผู้ค้าปลีกอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังต้องเน้นการให้บริการด้วย ซึ่งความหมายก็คือ การจะต้องพัฒนาหน้าร้านให้แตกต่างจากคู่แข่ง ซึ่งแม้จะมีจำนวนหนังสือมาก แต่ก็จะต้องสามารถให้บริการได้ดีกว่า

ในระหว่างนี้บริษัทยังเริ่มวางแผนนำเทคโนโลยีโมบายเข้ามาใช้ เช่น แล็ปทอป พีดีเอ และก็มีโซลูชั่นพื้นฐานประเภท Business Intelligence เข้ามาช่วย คุณนิสากล่าวทิ้งท้าย